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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Sistemas de Automatización Omnicanal e Inteligencia Artificial – Farmacia Infinito

1. OBJETIVO Y MARCO NORMATIVO En estricto cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia (Artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normativas que rigen la protección de datos personales (Habeas Data), Farmacia Homeopática Infinito (en adelante, “El Responsable”) establece el presente manual de políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en nuestras bases de datos digitales, canales omnicanal y sistemas de Agentes Autónomos.

2. DEFINICIONES CLAVE PARA EL ENTORNO DIGITAL Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones técnicas y legales:

  • Titular: Persona natural (paciente/cliente) cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  • Responsable del Tratamiento: Farmacia Homeopática Infinito, quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los mismos.

  • Encargado del Tratamiento: La firma de ingeniería tecnológica Synaris, que realiza el tratamiento de datos y la operación de la infraestructura de Inteligencia Artificial por cuenta del Responsable.

  • Agente Autónomo: Sistema de software impulsado por Inteligencia Artificial que procesa lenguaje natural para facilitar transacciones comerciales.

3. NATURALEZA DE LOS DATOS RECOLECTADOS A través de nuestro canal automatizado de WhatsApp y la conexión con nuestra plataforma de comercio electrónico (WooCommerce), el sistema recopila, almacena y procesa las siguientes categorías de datos:

  • Datos de Identificación: Nombres, apellidos y número de documento de identidad (cuando sea requerido para facturación electrónica).

  • Datos de Contacto: Número de teléfono móvil de origen, dirección de correo electrónico y dirección física de residencia para el enrutamiento logístico de domicilios.

  • Datos Transaccionales: Historial de interacciones de chat, consultas de inventario, referencias de medicamentos solicitados, montos de compra y preferencias de consumo en el sector salud.

  • Datos de Navegación: Tiempos de respuesta, estados de lectura y metadatos de la interacción con el Agente Autónomo.

4. FINALIDAD Y USO DEL TRATAMIENTO DE DATOS Los datos personales proporcionados por los titulares serán utilizados mediante nuestra infraestructura de servidores dedicados (KVM) con los siguientes propósitos operativos y comerciales:

  • Procesar, validar y confirmar en tiempo real las órdenes de compra de productos farmacéuticos y de venta libre.

  • Coordinar la logística de despachos, asignación de domiciliarios locales y gestión de envíos nacionales a través de transportadoras aliadas.

  • Generar enlaces de pago seguros y gestionar la facturación correspondiente a los servicios prestados.

  • Realizar transiciones de sesión (Handoff) hacia asesores médicos humanos cuando el sistema detecte requerimientos de alta complejidad o necesidad de diagnóstico.

  • Mantener un registro histórico que permita agilizar compras recurrentes y mejorar la experiencia de atención al paciente.

5. CLÁUSULA ESPECIAL DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y SEGURIDAD (DATA PROCESSING) La operación del canal de WhatsApp está soportada por motores de Inteligencia Artificial gestionados por Synaris. Se garantiza expresamente que:

  • Privacidad del Modelo: Las conversaciones, datos médicos y compras de los usuarios NO son utilizados bajo ninguna circunstancia para el entrenamiento o ajuste (fine-tuning) de modelos de lenguaje públicos de terceros (ej. OpenAI, Anthropic).

  • Cifrado y Alojamiento: La información transita mediante conexiones API cifradas de extremo a extremo y es almacenada temporalmente en bases de datos vectoriales privadas y servidores de alto rendimiento (KVM) con monitoreo 24/7.

  • Confidencialidad Médica: El sistema está programado para no emitir diagnósticos médicos, limitándose a la gestión transaccional, respetando la reserva y confidencialidad de la información de salud.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS ARCO) Conforme a la ley colombiana, los titulares de la información tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Farmacia Infinito.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

  • Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

7. CANALES DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTO Para ejercer sus derechos, el titular podrá escribir directamente en el canal de WhatsApp la instrucción “Solicito hablar con un asesor humano para gestión de mis datos”. El Agente Autónomo detendrá inmediatamente su procesamiento, aislará la sesión y notificará al equipo de Servicio al Cliente de Farmacia Infinito para que procese la solicitud legal en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

8. VIGENCIA La presente política entra en vigor a partir del inicio de la operación tecnológica del ecosistema automatizado. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.